із змінами від 02.12.2021 №23

                                                                                         із змінами від 16.11.2022 №43

                                                                                          із змінами від 15.03.2023 №6

                                                                                   із змінами від 06.07.2023 №11

Засади

                          використання  автоматизованої системи документообігу                                  Володимир-Волинського міського суду Волинської області

Цими Засадами визначаються особливості розподілу справ між суддями, порядок формування колегій суддів, підстави для проведення повторного автоматизованого розподілу справ та інші правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі Положення).

Вчинення в автоматизованій системі будь-яких дій, передбачених цими Засадами, здійснюється користувачами автоматизованої системи в межах повноважень, визначених наказами голови суду та керівника апарату суду, рішеннями зборів суддів.

І. Загальні положення

1.1 Засади використання автоматизованої системи документообігу Володимир-Волинського міського суду Волинської області (далі -  Засади) розроблено та затверджено у відповідності до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 з подальшими змінами та доповненнями, Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Цивільного процесуального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу України про адміністративні правопорушення.

1.2. Даними Засадами врегульовано окремі питання, що стосуються порядку функціонування автоматизованої системи документообігу в Володимир-Волинському міському суді Волинської області, віднесені до компетенції зборів суддів згідно з вимогами Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та Положення.

1.3 Засади використання автоматизованої системи документообігу суду  вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на офіційному сайті суду не пізніше робочого дня, що настає після проведення зборів суддів Володимир-Волинського міського суду Волинської області.

1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи.

2.1 Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

2.2.  Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цим Положенням інформацію, забезпечують конфіденційність інформації, та зобов’язані суворо дотримуватись вимог Положення.

III. Особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ

 3.1 Автоматичний  розподіл справ  здійснюється на засадах об’єктивного та неупередженого розподілу справ між суддями та унеможливлення впливу на формування  колегій осіб, зацікавлених у    результатах  судового  розгляду  справи.

3.2 Автоматичний розподіл справ  здійснюється  у  відповідності з  Положенням про  автоматизовану систему документообігу  суду та рішень зборів суддів Володимир-Волинського міського суду Волинської області.

3.3 У  справах,  у яких  передбачений  одноособовий  розгляд, автоматизованою системою визначається  головуючий.

3.4  Коефіцієнт завантаженості  суддів   на адміністративній  посаді становить : 

            3.5. Коефіцієнти  форми участі  судді в  розгляді  судової справи становить:

3.5 Усі зареєстровані справи та матеріали, які підлягають розгляду суддями, розподіляються щоденно керівником апарату суду ( особою, яка тимчасова  виконує  його обов’язки), шляхом автоматизованого розподілу відповідної судової справи одразу після її реєстрації або  шляхом пакетного автоматизованого розподілу за допомогою АСДС.  У особливих випадках, коли з об’єктивних причин не може бути здійснено розподіл справи в день її реєстрації, такий розподіл здійснюється не пізніше наступного робочого дня після того, як відпали причини, які унеможливлювали розподіл.

Розподіл між суддями матеріалів (судових справ, клопотань), які надходять безпосередньо перед закінченням робочого часу, визначеного в Володимир-Волинському міському суді Волинської,  здійснюється в день їх реєстрації або не пізніше наступного робочого дня, крім справ та матеріалів, які підлягають негайному (невідкладному) розгляду, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ. У випадках надходження невідкладних судових розглядів в позаробочий час, - їх реєстрація та розподіл здійснюється в позаробочий час згідно наказу голови суду чи особи, яка виконує його обов’язки.

Справи і матеріали, які підлягають оперативному розгляду, розподіляються відразу після їх реєстрації .

Автоматизований розподіл та розгляд клопотань в порядку КПК України та судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, які надходять під час вихідних днів здійснюється на підставі наказів голови суду про встановлення графіку розгляду таких клопотань між слідчими суддями або встановлення чергування між слідчими суддями та суддями.

            Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

 3.6. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, визначення суддів, що входять до складу колегії проводиться автоматично в загальному порядку згідно з вимогами Положення.

3.7. Зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду  реєструються в окремій обліково-статистичній картці.

 3.8. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, у випадках визначених Положенням, якщо інше не передбачено Засадами використання автоматизованої системи документообігу Володимир-Волинського міського суду Волинської області.

3.9 У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться. Після усунення обставин, передбачених даним пунктом, справа призначається до розгляду в судовому засіданні головуючим суддею.

3.10 Повторному автоматизованому розподілу підлягають клопотання слідчих органів, які підлягають негайному розгляду або розгляду впродовж однієї доби між іншими слідчими суддями у разі перебування слідчого судді в нарадчій кімнаті не менше одного робочого дня на підставі доповідної записки помічника судді, погодженої головою суду (або особою, яка виконує його обов’язки).

3.11. Розподіл матеріалів (справ) між суддями Володимир-Волинського міського суду Волинської області здійснюється з урахуванням їх спеціалізації, яка визначена згідно з рішеннями зборів судів цього суду.

3.12. У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних, які внесені до списку, у кількості двох осіб. У разі необхідності заміни визначеного автоматизованою системою присяжного, здійснюється автоматичне визначення іншого присяжного на підставі службової записки головуючого у справі судді та наказу голови суду про увільнення присяжного. У разі виключення присяжного зі списку присяжних відповідно до рішення міської або районної ради від підлягає увільненню зі списку присяжних. Заміна визначеного автоматизованою системою присяжного, здійснюється шляхом автоматичного визначення іншого присяжного на підставі службової записки головуючого у справі судді та рішення міської або районної ради про виключення зі списку присяжних.

У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.

1. Засади формування колегії суддів

            4.1. Колегії суддів  формуються зборами суддів у складі  не менше 3 суддів за  поданням голови суду.

            4.2. Внесення змін до  кількісного та  персонального складу колегій здійснюється зборами  суддів за  поданням голови суду.

            4.3. Колегія суддів для розгляду конкретної судової справи формується автоматизованою системою  у складі 3-х суддів.

4.4. Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.                                                                    Тимчасова відсутність судді-члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.                                                                                                                У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів- членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки головуючого судді у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення.

1. Табель обліку робочого часу

            5.1. Табель обліку  робочого часу заповнюється керівником апарату суду (особою, яка тимчасово  виконує його обов’язки)  на початку робочого дня або на протязі дня в разі отримання розпорядчого документу.

            5.2. Відмітка  у  табелі про причини непрацездатності «Відпустка», «Відрядження», «Навчання» проводиться  на підставі наказу голови суду про відрядження, навчання  чи надання  відпустки судді.                                                                           Відмітка   про причини непрацездатності              « Хвороба» проводиться на підставі усного повідомлення судді про його  непрацездатність, підтвердженого в  подальшому  належно  оформленим  листком непрацездатності. У разі відрядження судді для роботи у Національній школи суддів України  в якості викладача-тренера дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, тощо без відбуття у відрядження у разі проведення онлайн (за наявності наказу голови суду)  відмітка  у  табелі встановлюється причини непрацездатності «Навчання». Також дні перебування судді на навчанні, проходження підготовки, тощо без вибуття у відрядження у разі проведення онлайн ( за наявності наказу голови суду)  у  табелі встановлюється причини непрацездатності  «Навчання».

            5.3. Причина «адмін.бронь» встановлюється за письмовою вказівкою голови суду   ( у разі  його тимчасової  відсутності – в.о. голови суду)  для  виконання  суддею обов’язків, не пов’язаних з  розглядом  справ – проведення аналізів та  узагальнень судової практики, тощо.

5.4. Причина «Згідно з рішенням зборів суддів», встановлюється за рішенням зборів суддів Володимир-Волинського міського суду Волинської області на суддю не будуть розподілятись справи, але цей день для судді буде робочим та буде враховуватись при розрахунку навантаження.

5.5. Інформація про перебування судді в нарадчій кімнаті заноситься до табеля обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду. На підтвердження перебування судді в нарадчій кімнаті суддя надає керівнику апарату суду або особі, яка виконує його обов’язки, доповідну записку із інформацією про дату та час видалення суду до нарадчої кімнати. Вказана обставина є підставою для повторного автоматизованого розподілу справ, які підлягають негайному розгляду або по яких передбачено скорочений термін їх розгляду.

5.6. У разі неправильного налаштування табеля обліку робочих днів судді,  тощо в АСДС зміни вносяться на підставі доповідної записки керівника апарату суду      ( особи, яка тимчасова  виконує  його обов’язки) погодженої головою суду.

1. Особливості передачі судових справ раніше визначеному судді.

6.1. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді здійснюється їх автоматизований розподіл згідно з порядком, визначеними Положенням. У разі  відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді  у випадках, передбачених підпунктами 2.3.44-2.3.46 пункту 2.3 Положення такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за правилами, визначеними Засадами використання автоматизованої системи документообігу суду. У разі відсутності раніше визначеного судді (слідчого судді), якщо відповідно до Положення та Засад судові справи підлягають автоматизованому розподілу. Автоматизований розподіл здійснюється шляхом роз’єднання картки перед розподілом відповідальними особами суду канцелярії суду за реєстрацію судових справ та проваджень.

Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також:

судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа;

судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

судові справи про перегляд заочного рішення;

судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 117,  статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, розділом 8 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;у разі  тривалої відсутності раніше визначеного судді (відпустки, відрядження тривалого, тимчасова непрацездатність,тощо) що призведе до порушення процесуальних строків розгляду судових справ  проводиться автоматизований розподіл   на загальних підставах на підставі доповідної записки помічника судді або секретаря судового засідання;

клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

заяви про відновлення втраченого судового провадження;

заяви про забезпечення позову, доказів;

Клопотання по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

6.2. Клопотання слідчих, прокурорів, скарги, заяви, що підлягають реєстрації та розподілу, в одному кримінальному провадженні, внесеному до Єдиного реєстру досудових розслідувань передаються тому слідчому судді, якому автоматизованою системою документообігу суду  першому розподілено клопотання в даному кримінальному провадженні. В разі відсутності слідчого судді (перебування на листку непрацездатності, у відрядженні, у інших днях відпочинку та з інших поважних причин), а також у разі не здійснення автоматизованого розподілу справ на слідчого суддю з підстав, передбачених цими Засадами, якому першому розподілено клопотання в даному кримінальному провадженні, такі клопотання автоматизовано розподіляються в загальному порядку. В подальшому, при відсутності з зазначених причин слідчого судді, клопотання слідчих органів в межах одного кримінального провадження передаються наступному раніше визначеному слідчому судді, який ухвалював рішення в даному кримінальному провадженні в хронологічному порядку розподілу відповідних клопотань.

Клопотання про заходи забезпечення кримінального провадження в порядку статті 131 КПК України , а також клопотання в порядку глави 44 КПК України «Видача осіб, які вчинили кримінальне правопорушення (екстрадиція)», що стосуються заходів забезпечення кримінального провадження – передаються раніше визначеному в судовій справі головуючому судді, який обирав заходи забезпечення в межах одного і того ж кримінального провадження, окрім випадків перебування судді у відпустці, на листку непрацездатності, у відрядженні, у інших днях відпочинку та з інших поважних причин. Розподіл раніше визначеному судді даної категорії клопотань здійснюється таким чином під час робочих днів, на період вихідних та святкових днів дані клопотання розглядає черговий слідчий суддя на підставі наказів про встановлення чергування слідчим суддям. У разі відсутності раніше визначеного судді  ( слідчого судді) та за 5 робочих днів до початку відпустки (відрядження тривалого, тимчасової непрацездатності, тощо) проводиться повторний автоматизований розподіл клопотань та скарг в кримінальному провадженні шляхом  роз’єднання картки перед розподілом відповідальними особами канцелярії суду за реєстрацію судових справ та проваджень.

Скарги в порядку статті 303 КПК України, що підлягають реєстрації та розподілу в одному кримінальному провадженні, внесеному до Єдиного реєстру досудових  розслідувань, автоматизованою системою розподіляються в загальному порядку.

6.3 При надходженні до суду заяви про скасування заходів забезпечення позову у справах цивільного судочинства, у випадку відсутності раніше визначеного судді (відпустка, навчання, відрядження, тимчасова непрацездатність, тощо) понад 5 (п'ять) робочих днів, в провадженні якого перебуває/перебувала цивільна справа, – здійснювати автоматичний розподіл заяви після реєстрації.

У випадку відсутності судді (відпустка, навчання, відрядження, тимчасова непрацездатність, тощо), заяви (клопотання), пов’язані із виконанням судових рішень, передбачених Цивільним процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України, кодекс України про адміністративні правопорушення розгляд яких необхідно здійснювати у строки передбачені законодавством, а також заяви (клопотання) про роз’яснення ухвали слідчого судді в порядку Кримінального процесуального кодексу України, що призведе до порушення процесуальних строків розгляду судових справ  проводиться автоматизований розподіл   на загальних підставах

У випадку відсутності (відпустка, навчання, відрядження, тимчасова непрацездатність, тощо) 14 календарних днів та більше судді, слідчого судді судове рішення якого підлягає роз’ясненню, уточненню, виправленню заяви про роз’яснення (уточнення) рішення суду (слідчих суддів) в порядку КПК; виправлення описок та арифметичних помилок у судових рішеннях слідчих суддів ,  підлягають повторному  автоматизованому розподілу на загальних підставах на підставі доповідної записки помічника судді або секретаря судового засідання.

У випадку тривалої відсутності судді  понад 45 календарних днів,  судові справи про перегляд заочного рішення, підлягають повторному  автоматизованому розподілу на загальних підставах на підставі доповідної записки помічника судді або секретаря судового засідання.

VII. Автоматизований розподіл судових справ між суддями  після відновлення роботи автоматизованої системи

7.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату суду ( особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

7.2. Склад комісії , яка  фіксує  знеструмлення електричної мережі  суду , вихід з ладу  сервера автоматизованої системи  та інші  умови, що впливають  на безперебійність функціонування  автоматизованої системи визначаються  головою суду.

 Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у Положення  про автоматизовану систему документообігу обставин.

 У разі настання обставин, зазначених у пункті 7.1, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється головою суду (особою. яка виконує обв’язки) в порядку черговості.

Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у пункті 7.1 до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.                                              

VІII. Особливості внесення змін до інформації в АСДС

8.1. У разі виявлення користувачем автоматизованої системи (суддею, працівником апарату суду) очевидних помилок, описок внесених в АСДС (помилка в прізвищі, імені, по батькові учасників судового процесу, помилково заведена обліково-статистична карточка, тощо) відповідальна особа, яка допустила помилку складає доповідну записку на ім’я керівника апарату суду ( особи, яка тимчасово  виконує  його обов’язки) та вносить виправлення, якщо така обставина не може вплинути на автоматичний розподіл.

У разі виявлення очевидних помилок, описок внесених в АСДС, що впливають на автоматичний розподіл складається акт  в складі комісії керівника апарату суду        ( особи, яка тимчасово  виконує  його обов’язки), головного спеціаліста (технічного адміністратора), працівника канцелярії суду та розглядається головою суду ( особою, яка тимчасово  виконує  його обов’язки).

8.2. Користувачі програми  (відповідальні особи за формування та подання статистичних звітів, інформації) мають право на внесення, корегування інформації в обліково-статистичних картках  кримінального провадження, цивільних, адміністративних справах, справах про адміністративні правопорушення, матеріалах в частині  відповідності даних, що підтверджуються матеріалами судових справ з метою забезпечення подання достовірних звітів.

8.3. Користувачі програми (відповідальні особи, які ведуть первинний облік справ та матеріалів, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, забезпечують заповнення обліково-статистичних карток в електронному вигляді) уповноважені на поєднання обліково-статистичних карток  відповідно до правил поєднання в залежності від типу статистичної картки.

ІX. Прикінцеві положення.

 9.1. Ці Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Володимир-Волинському міському суді Волинської області набирають чинності з наступного дня, після дня їх затвердження зборами суддів Володимир-Волинського міського суду Волинської області .

9.2.  У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду в Володимир-Волинському міському суді Волинської області збори суддів новим рішенням затверджують  відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.