Аналіз обліково-статистичної роботи у Володимир-Волинському міському суді Волинської області за 2012 рік.
На виконання плану роботиВолодимир-Волинського міського суду Волинської області та з метою з’ясування реального стану обліково-статистичної роботи за 2012 рік судом проаналізовано стан організації ведення обліково-статистичної роботи в суді.
Територіальним управлінням ДСА України в Волинській області здійснено комплекс заходів щодо організаційного забезпечення діяльності загальних місцевих судів з реалізації основних завдань обліково-статистичної роботи: забезпечення достовірності, об’єктивності, оперативності, стабільності та цілісності інформації про роботу судів з основної діяльності.
В приміщенні територіального управління ДСА України в Волинській області проводилися семінарські навчання. Зокрема:
- 19 жовтня 2012 року проведено відеосемінар щодо ознайомлення з новими функціональними можливостями КП «Діловодство-3» версії 4 та з ведення обліку справ її засобами за участю фахівців управління з питань судового діловодства ДСА України та ДП «ІСС»;
- 5 грудня 2012 року проведено відеосемінар щодо ознайомлення з новими функціональними можливостями КП «Діловодство-3» версії 5 та з ведення обліку справ її засобами за участю фахівців ДП «Інформаційні судові системи»;
- 25 грудня 2012 року проведено одноденне семінарське навчання для керівників апаратів та відповідальних працівників з питань ведення судової статистики місцевих загальних судів Волинської області щодо підготовки та організації формування відомчої звітності за 2012 рік.
На адресу суду протягом 2012 року від територіального управління ДСА України в Волинській області надходили інструктивні листи та методичні рекомендації щодо забезпечення належної організації роботи по судовій статистиці.
Метою зазначеного аналізу є: виявлення недоліків у роботі Володимир-Волинського суду з питань первинного обліку справ і матеріалів, які негативно впливають на ведення діловодства в суді та судову статистику взагалі, а також вжити необхідних заходів, спрямованих на покращення роботи та вирішення проблем, виявлених у процесі аналітичного дослідження.
Аналіз проведено на підставі обліково-статистичних карток на кримінальні справи, цивільні справи, адміністративні справи та справи про адміністративні правопорушення, реєстраційних журналів, карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу, контрольно-реєстраційних карток на звернення громадян та інших документів первинного обліку справ та матеріалів, що надійшли на розгляд до суду за 2012 рік.
У своїй організаційній діяльності Володимир-Волинський міський суд керується Інструкцією з діловодства у місцевому суді (із змінами та додатками внесеними в 2012 році відповідно до чинного законодавства України), Інструкцією щодо заповнення і подання форми статистичної звітності № 1-ОП, Інструкцією щодо заповнення статистичної картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, Інструкцією щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином, Інструкцією щодо заповнення форми статистичного звіту № 1-Л, постановами колегій, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління, іншими нормативно-правовими актами.
Порядок функціонування автоматизованої системи документообігу визначено Положенням про автоматизовану систему документообігу суду - КП «Д-3».
Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи приймаються канцелярією і реєструються секретарями суду в автоматизованій системі в день їхнього надходження. На кожний вхідний, в тому числі процесуальний документ у автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документу. На підставі внесеної до автоматизованої системи інформації здійснюється автоматичний розподіл судових справ. Перевірка стану обліково-статистичної роботи у суді показала, що робота суду в даному напрямку у цілому відповідає встановленим вимогам. Проте, мають місце деякі недоліки, що негативно впливають на якість статистичної звітності. Зокрема не в усіх справах вірно визначено категорію кримінальної чи цивільної справи, за якою вона враховується у відповідному звіті – відповідно невірно зазначений номер рядка звіту в обліково-статистичній картці, в окремих обліково-статистичних картках заповнені не всі реквізити. Крім обліково-статистичних карток всі судові справи реєструються в журналах та алфавітних покажчиках. Алфавітні покажчики справ та контрольні журнали, передбачені номенклатурою суду, прошиті, скріплені печаткою суду та підписом голови суду, кожен аркуш пронумерований, відповідно до вимог встановлених п.1.12 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді. Картки обліку сум матеріальних та моральних збитків, заподіяних розкраданням та іншими злочинами заповнюються в КП «Д-3» правильно і достовірно помічниками суддів з дотриманням положень Інструкції.
З метою усунення недоліків в організації обліково-статистичної роботи і зокрема, причин та умов їх виникнення судом виконано певний обсяг роботи з підвищення обліково-статистичної роботи та діловодства. Так, протягом 2012 року було проведено щоквартальну перевірку роботи канцелярії суду по питанню ведення первинного обліку документів, їх повнота та достовірність заповнення, своєчасність звернення до виконання вироків, рішень та постанов. Перевірено стан, умови зберігання та реалізації речових доказів по судових справах, розглянутих судом. З метою навчання працівників проведено семінарське навчання на тему «Підготовка та організація формування місцевими загальними судами відомчої звітності за 2012 рік за допомогою КП «Д-3». Нарада по веденню загального та кадрового діловодства у місцевому загальному суді проводилася 21.06.2012 та 19.11.2012 року.
Звіти про стан здійснення правосуддя у 2012 році за формами 1, 1-1, 1-Л, 1-ОП, 2-А, 2-Ц, 3, 4, 5, 6-8, формуються в ручному режимі, перевірка показників звіту проводиться в автоматизованій системі КП«Д-3». Уникнення помилок при складанні статистичних звітів, забезпечення повноти та достовірності статистичних даних значною мірою вдасться досягти за рахунок запровадження повної автоматизації судової статистики та автоматичного розрахунку всіх форм звітності.
Протягом 2012 року проведено аналіз оперативності розгляду судом цивільних справ та причини тривалого не розгляду даних справ, узагальнення практики розгляду кримінальних справ про злочини, вчинені неповнолітніми, аналіз причин закриття провадження по справах про адміністративні правопорушення за ст. 130 КУпАП. Постійно аналізуються причини скасування та зміни судових рішень, ухвал, вироків по справах розглянутих судом.
Необхідно наголосити, що найтиповішими недоліками при веденні первинного обліку надалі залишаються неповнота або неправильність заповнення (перекручування) реквізитів обліково-статистичних карток по відношенню до матеріалів справи (судового рішення), а також недотримання суддями вимог п.6.7 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України від 27.06.06 № 68 (зі змінами та доповненнями) та п.3.133 та п.3.198 Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів, затвердженої наказом ДСА від 05.06.06 № 55 (зі змінами та доповненнями). Вказаними пунктами передбачено, що суддя, який розглядав справу, визначає категорію справи, за якою вона враховується у відповідному звіті суду, про що робиться відмітка у верхній частині першої сторінки обкладинки справи. Оскільки, не усі судді дотримуються даної вимоги, категорію справи визначають помічники суддів, що в подальшому призводить до внесення змін у показники відповідних форм звітів.
Звіти про роботу суду зберігаються в окремих номенклатурних справах за кожен рік, належним чином оформлені та підписані. Разом з тим копії звітів зберігаються на магнітних і оптичних носіях (компакт-дисках та дискетах). Супровідні про скерування звітів, підтвердження показників, акти звірок з прокуратурою зберігаються у відповідних номенклатурних справах щодо листування з територіальним управлінням.
У наявності є всі передбачені форми звітності.
Усі форми звітності про стан здійснення правосуддя за перше півріччя 2012 року та 2012 рік формувались за допомогою комп’ютерної програм КП «Д3»: 6-9, 6-8, 1-Л, 5, у автоматичному режимі, 1, 1-1, 1-ОП, 2-А, 2-Ц, 3, 4, форми – у ручному режимі.
Звіти про стан здійснення правосуддя судом складаються у відповідності до Інструкції по судовій статистиці, роз’яснень та рекомендацій ДСА України, територіального управління державної судової адміністрації в області з питань ведення судової статистики.
Зокрема, при веденні статистичної роботи протягом 2012 року особлива увага зверталась на накази:
-№ 15 від 20.02.2007 року « Про затвердження форми звітності №1-ОП «Звіт про оперативність розгляду місцевими та апеляційними загальними судами кримінальних справ» та Інструкції щодо її заповнення і подання»;
-№ 82 від 17.06.2010 року «Про затвердження форми звітності №1-ОП «Звіт про оперативність розгляду місцевими судами кримінальних справ» та Інструкції щодо її заповнення і подання»;
-№87 від 22.08.2007 року «Про внесення Змін до форми картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу та Інструкції щодо її заповнення»;
-№100 від 26.09.2007 року «Про внесення Змін та доповнень до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді»;
-№51 від 29.04.2009 року «Про затвердження форми звітності № 1-Л “Звіт судів першої інстанції про стан розгляду справ про злочини, передбачені статтями 209, 2091, 306 КК України” та Інструкції щодо її заповнення і подання»;
-№ 55 від 05.06.2006 року «Про затвердження форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів та Інструкції щодо їх заповнення і подання» (із змінами, затвердженими наказом ДСАУ від 25.05.2011р. № 95);
Також треба звернути увагу на те, що негативно на стан обліково-статистичної роботи в місцевих загальних судах області в 2012 році впливав низький рівень забезпеченості судів комп’ютерною технікою. Частина техніки протягом часу підпадає під критерії морально застарілої та не підлягає ремонту в разі необхідності, тоді, як програми, які застосовуються при роботі в судах, потребують техніки з більш високими технічними параметрами.
Організацією первинного обліку та статистичної звітності займаються секретарі суду, консультант суду, заступник керівника апарату суду. Кожен із секретарів суду веде первинний облік справ та заповнює статистичні картки відповідно до категорій: кримінальні справи , цивільні справи, справи про адміністративні правопорушення.Секретар суду по кримінальним справам веде облік по кримінальним справам, скаргам приватного обвинувачення, матеріалів застосування примусових заходів медичного характеру; по справам з постановою прокурора, слідчого за згодою прокурора щодо вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності або для вирішення питання щодо невстановлених осіб, про закриття провадження у справі у зв'язку із закінченням строків давності; по справам за поданням слідчих органів та скаргам на їх дії та рішення; по справам щодо розгляду питань в порядку виконання вироку; по справам про направлення на примусове лікування до спеціалізованого лікувального закладу особи, яка зловживає спиртними напоями або наркотичними засобами.
Даний облік знаходить своє відображення у обліково - статистичних картках та алфавітних покажчиках кримінальних справ. До алфавітних покажчиків кримінальних справ вносяться дані щодо кожної особи, із зазначенням повних прізвища, імені та по батькові.
В обліково – статистичних картках заповнюються відповідно до руху справи всі пункти і графи, передбачені формами на підставі запису в журналі розгляду судових справ і матеріалів суддею.
Для реєстрації та обліку кримінальних справ у суді встановлюється перелік індексів.Обліково – статистичні картки по кримінальним справам зберігаються в канцелярії суду в картотеках відповідно до переліку індексів.
В кінці кожного місяця секретар суду по кримінальним справам складає звіт по статистичним карткам на особу, стосовно якої провадження в справі закінчено та відправляє ці дані до ТУ ДСА в Сумській області електронною поштою, складає звіт по контрольним талонам в справах, де надійшли апеляційні скарги.
Секретар суду по цивільним справам веде облік по справам позовного провадження, адміністративного провадження, окремого провадження, наказного провадження, по заявам про відновлення втраченого судового провадження, забезпечення позову, доказів у цивільних справах до подання позовної заяви, по заявам про перегляд заочного рішення, про скасування судового наказу, по скаргам на дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, що розглядаються в порядку цивільного судочинства, по справам щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах, по справам щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у адміністративних справах, по заявам про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення, що набрали законної сили у цивільних справах та адміністративних справах.
Секретар суду по цивільним справам заповнює обліково – статистичні картки, реєстраційні журнали, а також алфавітні покажчики цивільних справ. До алфавітних покажчиків цивільних справ вносяться дані щодо кожної особи, із зазначенням повних прізвища, імені та по батькові.
В обліково – статистичних картках заповнюються відповідно до руху справи всі пункти і графи, передбачені формами на підставі запису в журналі розгляду судових справ і матеріалів суддею.
Для реєстрації та обліку цивільних справ у суді встановлюється перелік індексів. Обліково – статистичні картки по цивільним справам зберігаються в канцелярії суду в картотеках відповідно до переліку індексів.Секретар суду по справам про адміністративні правопорушення веде облік відповідної категорії справ та подання в порядку виконання справ про адміністративні правопорушення.
Даний облік відображається у обліково - статистичних картках та алфавітних покажчиках справ про адміністративні правопорушення. До алфавітних покажчиків справ про адміністративні правопорушення вносяться дані щодо кожної особи, із зазначенням повних прізвища, імені та по батькові.
В обліково – статистичних картках заповнюються відповідно до руху справи всі пункти і графи, передбачені формами на підставі запису в журналі розгляду судових справ і матеріалів суддею.
Для реєстрації та обліку справ про адміністративні правопорушення у суді встановлюється перелік індексів. Обліково – статистичні картки по справам про адміністративні правопорушення зберігаються в канцелярії суду в картотеках відповідно до переліку індексів.
Керівником апарату суду проаналізовані статистичні дані суду за 2012 рік, порівнюючи їх з статистичними даними 2011 року. Дана інформація обговорена на нараді працівників суду та висловлені пропозиції щодо покращення роботи суду в 2013 році.
Висновки :
Звичайно, в звітах за 2012 рік можуть мати місце логічні та технічні помилки, допущені Володимир-Волинським міським судом у зв’язку із чисельними змінами внесеними наказами ДСА України, але ми будемо робити все, щоб вони були усунуті в установлені територіальним управлінням строки, з дотриманням методичних рекомендацій та Інструкції щодо подання і заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів. Та і взагалі, враховуючи всі труднощі в роботі з КП «Д-3», її недосконалість, уповільнений режим роботи, через що працівники апаратів судів змушені залишатись після закінчення робочого дня, виходити на роботу на вихідні та святкові дні (і це за мінімальну заробітну плату), треба віддати належне як голові суду та відповідальним особам по складанню звітності, так і суддям, керівнику апарату і всім працівникам, задіяних в роботі з КП «Д-3». Обліково-статистична робота в суді ведеться на належному рівні відповідно до діючих нормативно-правових актів, що регулюють питання діловодства та судової статистики.
Пропозиції:
1. Посилити контроль за веденням діловодства, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку.
2. Планувати і постійно проводити навчання з працівниками апарату суду, які займаються питаннями обліково-статистичної роботи та судової статистики.
3. На протязі першого півріччя 2013 року провести семінарські заняття з працівниками місцевих загальних судів області з питань обліково-статистичної роботи.
4. Брати участь в семінарах, які проводяться Державною судовою адміністрацією України з питань обліково-статистичної роботи, діловодства.
5. Враховувати в своїй роботі позитивний досвід інших територіальних управлінь України.
6. При вивченні в судах області організації роботи суду, значну увагу приділяти веденню обліково-статистичної роботи.
7. Проводити додаткові заняття по вивченню Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої розглянуто кримінальну справу, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 25.09.21012 № 109 "Про внесення змін до наказу ДСА України від 27.06.2006 № 68".
8. Доводити до працівників апаратів судів, відповідальних за обліково-статистичну роботу, зміни в чинному законодавстві.
Основними завданнями, над якими працював міський суд, було ведення посиленого контролю за веденням обліково-статистичної роботи, а також звернення особливої уваги щодо первинної реєстрації та обліку справ і матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку. Ці ж завдання будуть пріоритетними і в 2013 році, оскільки якісне та достовірне ведення судового діловодства є важливим чинником організації роботи суду.
Голова Володимир-Волинського Н.В.Пікула міського суду
Консультант Володимир-Волинського А.В. Рищук
міського суду
_03_03.png)
